Outsourcing af bogholderi
Outsourcing af bogholderi kan aflaste økonomifunktionen
Når regnskabet vokser hurtigere end bemandingen, ender bilag, afstemninger og momsangivelser ofte med at ligge hos en person, der i forvejen har travlt. Outsourcing af bogholderi flytter de opgaver ud til en fast leverandør, der arbejder med dem hver dag. En ekstern bogholder overtager den løbende registrering og afstemning, så ledelsen får et regnskab, der er ajour, uden at der skal ansættes flere i administrationen.
Opgaver du kan outsource
Et eksternt bogholderi dækker typisk flere faste dele af den daglige økonomifunktion. Her er nogle eksempler:
Løbende bogføring: her registreres bilag, køb og salg, så kontoplanen holdes ajour hen over måneden i stedet for at hobe sig op til kvartalsafslutningen og skabe et efterslæb.
Løn og indberetning: lønkørsler, feriepenge og indberetning til eIndkomst følger faste frister, og en fast rutine hos en leverandør gør, at fristerne bliver overholdt hver måned uden ekstra opfølgning internt.
Afstemning og rapportering: bank, debitorer og kreditorer afstemmes, og tallene samles i en månedsrapport, som ledelsen kan træffe beslutninger ud fra.
Opgaverne hænger sammen, og derfor giver det sjældent mening at outsource dem enkeltvis. De fleste virksomheder starter med bogføringen og lægger løn og rapportering ind, når samarbejdet kører.
Fast pris, færre fejl og mindre administration
Den mest håndgribelige gevinst er økonomien i det. En intern bogholder koster løn, pension, ferie og oplæring, og stillingen skal dækkes ved sygdom og fravær. Med en ekstern løsning betaler du for de timer, der reelt bliver brugt, og prisen kan aftales som et fast månedligt beløb.
Dertil kommer kvaliteten af tallene. Et bogholderi, der bliver passet løbende, giver færre fejlposteringer, færre rykkere og en momsangivelse, der ikke skal rettes bagefter. Leverandøren kender de systemer, virksomheder bruger til bogføring og løn, og holder sig opdateret på reglerne, uden at du selv skal følge med i dem.
Endelig bliver økonomifunktionen mindre sårbar. Viden ligger hos en leverandør med flere medarbejdere i stedet for hos en enkelt person, der kan sige op eller blive syg.
Hvornår giver det mening
Der findes leverandører, der udelukkende arbejder med bogholderi og økonomiadministration for mindre og mellemstore virksomheder. De sætter sig ind i kontoplanen, overtager de faste rutiner og rapporterer tilbage efter en aftalt kadence.
Behovet opstår i tre situationer: virksomheden vokser, og bogføringen kan ikke længere klares i ledige stunder; en medarbejder på økonomikontoret stopper, og stillingen skal dækkes; eller ledelsen mangler tal, der er til at stole på, når budgettet skal lægges. I alle tre tilfælde er det de samme rutiner, der skal på plads.
Sådan kommer du i gang med outsourcing af bogholderi
Første skridt er at gøre op, hvad der skal flyttes ud: bogføring alene, eller også løn, afstemning og rapportering. Dernæst skal adgangen til bogføringssystem og bank være på plads, og der skal aftales faste frister for, hvornår bilag afleveres, og hvornår tallene ligger klar.
Derefter er det en driftsopgave som alle andre. Bogholderiet kører videre uden at fylde i kalenderen, og virksomheden får et fast sted at gå hen med spørgsmål om moms, løn og regnskab.